(ID: 20204)【フレックス勤務可】日系大手製薬会社｜リサーチサポートオフィサー

- Pharmaceutical/Clinical Research/BioTech

Executive Assistant providing bilingual admin support in the life sciences
■Executive Assistant to CEO and Administration Head:
- Provide full spectrum of secretarial support to CEO and Administration Head including but not limited to calendar management, coordination of meetings, travel arrangements, preparation of presentation materials and expense
- Coordinate and liaise with internal and external parties for all meetings and conferences
- Support in preparation of manuscripts ( media interview, review, textbook).
- Ad-hoc duties as and when
■Administrative tasks and Office Management:
- Preparation of invoices and
- Coordinate with internal and external parties on documentations and delivery of
- Ordering of materials needed for shipment such as dry ice, boxes and
- Prepare various reports as and when needed by the
- Provide secretarial and administrative support to the various research committees
- Handle general office administration such as setting up meeting rooms which includes setting up of video and
- Provide administrative support to HR team on interview arrangements and safe travel entry applications when required
- Ad-hoc general administrative support as and when
【業務内容】
■ CEOおよび管理部門責任者のエグゼクティブアシスタント
・CEOおよび管理部門責任者に対し、スケジュール管理、会議調整、出張手配、プレゼンテーション資料作成、経費精算などを含む秘書業務全般を担当
・社内外の関係者との連絡・調整を行い、各種会議やカンファレンスの運営をサポート
・原稿作成支援（メディアインタビュー、査読、教科書執筆など）
・その他、必要に応じた臨時業務への対応
■ 管理業務およびオフィスマネジメント
・請求書および各種書類の作成
・書類管理や物品配送に関する社内外関係者との調整
・ドライアイスや梱包箱など、発送に必要な資材の発注
・経営陣向け各種レポートの作成
・各種研究委員会に対する秘書業務および事務サポート
・会議室の設営やビデオ会議・電話会議の設定を含む一般的なオフィス管理業務
・必要に応じて、人事部門の面接日程調整や出張・入国申請手続きのサポート
・その他、必要に応じた一般事務業務

- General degree with minimum 1 year of secretarial experience in the life sciences
- Proficient in Microsoft Office Applications such as Word, Powerpoint, Excel, Outlook, Forms
- Related experiences in providing secretarial support to various institutional reviews
- Experienced in reading and extracting literature reviews from medical
- Proficiency in Japanese Language is a must to liaise with Japanese speaking colleagues and
【応募要件】
・大学卒業
・ライフサイエンス業界における1年以上の秘書業務経験
・Microsoft Office（Word、PowerPoint、Excel、Outlook、Forms等）の使用経験
・各種機関審査委員会（Institutional Review Board等）に対する秘書・事務サポート経験
・医学論文の読解および文献レビューの要点抽出経験
・日本語話者の同僚や顧客との連携・対応のための日本語力